MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN ORGANISASI
(EKONOMI ISLAM)
BAB I
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Komunikasi
antar manusia merupakan problem utama bagi setiap organisasi. Kesalahan manajer
berkomunikasi dapat mengakibatkan kerugian beratus-ratus juta rupiah, untuk itu
manajer perlu punya kemampuan berkomunikasi secara efektif.
Komunikasi
secara efektif merupakan hal yang sangat penting bagi para manajer di setiap
organisasi terutama untuk dua alasan. Pertama, fungsi-fungsi manajemen seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dapat dilakukan melalui
proses komunikasi. Kedua, sebagian besar kegiatan manajer dan waktunya tercurah
untuk berkomunikasi. Melalui komunikasi para manajer dapat melaksanakan
tugas-tugas mereka. Semua informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer
agar mereka mempunyai dasar pengambilan keputusan. Apabila manajer tidak punya
kemampuan berkomunikasi secara efektif maka tugas pemberi pengarahan kepada
bawahan tidak akan berhasil. Kegagalan suatu perundingan, kerjasama dengan
pihak lain dan sebagainya juga disebabkan manajer tidak mampu berkomunikasi
secara efektif.
Di
samping itu, bagian terbesar dari waktu manajerial dicurahkan untuk kegiatan
komunikasi. Jarang manajer yang bekerja di belakang meja sendiri. Dalam
kenyataannya, waktu manajerial dihabiskan untuk komunikasi tatap muka, atau
melalui telepon dengan bawahan, rekan sejawat, penyedia atau langganan. Manajer
juga banyak melakukan penulisan atau pembuatan memo, surat dan laporan-laporan
atau barang kali membaca memo, surat, dan laporan yang dikirim kepadanya.
Bahkan selama periode manajer bekerja sendiri, mereka sering dihentikan oleh
komunikasi.
B.
RUMUSAN MASALAH
1. Apa pengertian komunikasi dalam
orgnisasi?
2. Bagaimana proses komunikasi?
3. Apa fungsi dari komunikasi dalam sebuah
organisasi?
C.
TUJUAN PENULISAN
1. Agar mengetahui pengertin komunikasi
dalam organisasi
2. Mengetahui proses komunikasi
3. Mengetahui fungsi-fungsi dari komunikasi
dalam organisasi
BAB II
PEMBAHASAN
1.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi
adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari
seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari
sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah,
intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif
memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan
berita dan menerimanya sangat tergantung pada keterampilan-keterampilan
tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara, dll) untuk membuat sukses
perukarn informasi.
Komunikasi,
sebagai suatu proses dengan mana rang-orang bermaksud memberikan
pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat
menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang
yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep
ini mempunyai unsur-unsur :
1. Suatu kegiatan untuk membuat orang
mengerti
2. Suatu sarana pengaliran informasi
3. Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi
diantara individu-individu
Pandangan
tradisional tentang komunikasi telah banyak diubah oleh perkembangan teknologi,
yaitu bahwa komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu,
tetapi mencakup juga komunikasi antara orang-orang dan mesin-mesin, dan bahkan
antara mesin dengan mesin lainnya.
2.
Proses Komunikasi
|
Penggunaan saluran untuk menyampaikan
pesan
|
|
Balikan
|
|
pikiran
|
|
pengolahan
|
|
pemahaman
|
|
pengolahan
|
|
penerimaan
|
|
Gangguan
|
Secara
sederhana dapat dikatakan bahwa dalam proses kominikasi, yang di gambarkan
dalam diagram di atas, terlihat pengirim yang menyampaikan pesan kepada
penerima melalui saluran tertentu.
a. Pengirim pesan
Komunikasi dimulai oleh pengirim yang
memiliki “pikiran” atau ide. Pikiran tau ide ini selanjutnya diolah sedemikian
rupa sehingga dapat dimengerti oleh pengirim dan penerima. Kita biasanya
berpiki tentang “pengolahan atau encoding” sebagai pesan dalam bahasa manusia,
sekalipun masih ada banyak cara pengolahan, seperti penerjemahan pikiran ke
dalam bahasa komputer. Econding di sini merupakan informasi atau gagasan yang
diterjemahkan ke dalam simbol-simbol
b. Penggunaan saluran untuk menyampaikan
pesan
Informasi disampaikan melalui “saluran”
yang menghubungkan pengiriman dengan penerima pesan. Pesan itu bisa dalam bentk
lisan atau boleh jadi juga berbentuk tulisan dan dapat disampaikan melalui
komputer, telepon, atau televisi. Misalnya, dalam percakapan memlalui telepon,
kedua pembicara dapat mencapai kesepakatan pokok yang kemudian ditegaskan
melalui surat karena masih banyak pilihan yang tersedia, dengan kelebihan dan
kelemahan masing-masing, maka pemilihan saluran yang paling sesuai merupakan
hal yang sangat penting bagi komunikasi yang efektif
c. Penerima pesan
Penerima pesan harus “siap” menerima
pesan agar pesan itu dapat diolah menjadi pikiran. Misalnya seseorang yang
sedang membayangkan pertandingan sepak bola yang menarik dapat mengurangi
perhatiannya terhadap hal-hal yang dikemukakan dalam laporan, yang karenanya
mempertinggi gagalnya komunikasi. Langkah selanjutnya dalam proses komunikasi
adalah “pengolahan atau decoding” pesan, di mana peneriman mengubah pesan
menjadi pikiran. Omunikasi yang akurat hanya dapat terjadi apabila pengirim dan
penerima meletakkan arti yang sama atau setidak-tidaknya serupa pada
simbol-simbol yang mengandung pesan. Misalnya, suatu pesan yang berbahasa
perancis mensyaratkan penerima yang dapat memahami bahasa perancis.
d. Gangguan dan Balikan dalam Komunikasi
Sayang sekali, komunikasi dipengaruhi
oleh gangguan (noise atau keributan) yaitu segala seseuatu yang menghambat
komunikasi apakah gangguan itu dari pengirim, pada penyampaian pesan, atau pada
penerima. Sebagai contoh:
Suatu lingkungan yang bising atau sesak
dapat menghambat pembentukan pikiran yang jelas. Untuk mengetahui efektivitas
komunikasi, maka penting artinya “umpan balik”. Setelah berita diterima dan
diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita alasan yang ditujukan
kepada pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi adalah proses yang
berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima
menanggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan pengirim atau orang lain,
dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.
e. Faktor-faktor Situasi dan Organisasi
dalam Komunikasi
Banyak faktor situasi dan organisasi
yang mempengaruhi proses komunikasi. Faktor-faktor tersebut dalam lingkungan
eksternal boleh jadi berupa pendidikan, sosial, hukum-politik, dan ekonomi.
Faktor situasi lainnya adalah jarak geografis. Komunikasi tatap muka langsung
berbeda dengan pembicaraan melalui telephone dengan orang lain pada sisi dunia
yang berbeda dengan surat menyurat. Faktor-faktor situasi lainnya yang
mempengaruhi komunikasi dalam suatu perusahaan antara lain struktur organisasi,
proses manajerial dan nonmanajerial, serta teknologi. Contoh faktor teknologi
adalah dampak teknologi komputer dalam mengolah data dengan jumlah yang sangat
besar.
3.
Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi
menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan (Robbins,
2006:392) yaitu:
a.
Pengendalian
Fungsi
komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara.
Setiap organisasimempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus
dipatuhi oleh pegawai. Bila pegawai, misalnya diminta untuk terlebih dahulu
mengkomunikasikan setiap keluhan yang berkaitan dengan pekejaan ke atasan
langsung, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai dengan kebijakan
perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian perilaku.
b.
Motivasi
Komunikasi
memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus
dilakukannya. Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk
memperbaiki kinerja yang dibawah standar.
c.
Pengungkapan Emosi
Komunikasi
yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental
dimana para anggota menunjukkan
kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi memfasilitasi pelepasan
ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
d.
Informasi
Kominikasi
memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan
melalui penyampain data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan
alternatif.
Komunikasi
dapat dipandang sebagai sarana penyaluran masukan sosial ke dalam sistem
sosial. Komunikasi juga merupakan sarana untuk memodifikasi perilaku,
mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk mencapai
tujuan. Fungsi komunikasi dalam organisasi yaitu:
A. Pentingnya Komunikasi
Pentingnya
komunikasi dalam upaya yang terorganisasi diakui oleh banyak penulis. Chaster
I. Benard, misalnya memendang komunikasi sebagai sarana perhubungan antar orang
di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.[1]
Sesungguhnya tanpa adanya komunikasi tidak mungkin adanya aktivitas kelompok
karena tanpa hal itu koordinasi dan perubahan tidak dapat dilakukan dengan baik.
B. Tujuan Komunikasi
Dalam
arti yang luas, tujuan komunikasi dalam suatu perusahaan adalah untuk
mengadakan perubahan, untuk mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai
kesejahteraan perusahaan. Dunia usaha, misalnya memerlukan informasi tentang
harga, kompetisi, teknologi, dan keuangan, serta informasi tentang daur usaha
dan aktivitas pemerintah. Komunikasi penting artinya karena untuk memadukan
fungsi-fungsi manajemen. Komunikasi tidak hanya memperlancar terwujudnya fungsi
manajeman tetapi komunikasi juga menghubungkan denga lingkungan eksternal.
Misalnya, melalui pertukaran informasi manajer mengetahui kebutuhan-kebutuhan
pelanggan, ketersediaan persediaan dari rekanan dan kerisauan-kerisauan
masyarakat.
C. Tanggung Jawab dalm Komunikasi
Pada
umumnya adalah benar bahwa para manajer menciptakan iklim organisasi dan
mempengaruhi sikap anggota perusahaan. Mereka melakukan hal itu melalui
komunikasi yang diawali oleh pimpinan teratas. Meskipun para pimpinan
organisasi mempunyai tanggung jawab utama untuk menata nada yang tepat bagi
komunikasi yang efektif, setiap orang dalam organisasi juga memikul tanggung
jawab tersebut.
4.
Hambatan Komunikasi Efektif
1. Hambatan
yang bersifat organisasional dibedakan menjadi tiga yaitu:
a. Tingkatan hirarki manajerial
Adanya
beberapa tingkatan di dalam organisasi seperti manajeria tingkat atas, manajer
menengah dan manajer tingkat bawah dapat menghambat komujikasi efektif.
Informasi yang diberikan oleh manajer tingkat atas kepada karyawan bawah,
informasi tersebut tidak utuh lagi bahkan dapat berbeda pengertiannya. Hal ini
disebabkan informasi tersebut melewati beberapa tingkatan manajer yang
disampaikan kepada masing-masing bawahan mereka ada yang dikurangi atau
ditambah sehingga sampai paling bawah pengertiannya dudah berbeda.
b. Wewenang Manajerial
Perbedaan
wewenang di dalam tingkat manajer dapat mengakibatkan komunikasi tidak efektif
karena adanya perasaan takut kepada atasan atau kurang terbukanya pihak atasan
kepada bawahan.
c. Spesialisasi Di dalam Organisasi
Para
spesialis di dalam berkomunikasi sering menggunakan istilah khusus yang tidak
dimengerti oleh bagian lain, sehingga terjadi salah pengertian di dalam
berkomunikasi.
2. Hambatan
yang bersifat individual disebabkan oleh beberapa hal yaitu:
a.
Presepsi
yang berbeda antara pengirim dan penerima berita
b.
Komunikator
dalam keadaan membela diri. Komunikator hanya memikirkan cara untuk membela
diri saja sehingga tidak memperhatikan lawan bicaranya dan apa yang dibacarakan
oleh lawan bicaranya.
c.
Status
komunikator yang sangat berbeda atau di dalam keadaan emosi dapat mengaburkan
berita-berita yang dikirim maupun yang diterima.
d.
Pendengaran
yang lemah sehingga berita yng ditangkap berbeda pengertian dengan
pengirimannya.
e.
Penggunaan
bahasa yang tidak tetap baik kata-kata yang tidak dimengerti oleh penerima
maupun penggunaan kata-kata yang keliru.
f.
Ketidakpercayaan
“Receiver” baik kepada “Sender” maupun berita yang diterimanya.
Para manajer harus menyadari hal-hal
tersebut di atas sehingga mereka dapat mengatasinya dengan baik.
Cara
mengatasi hambatan tersebut antara lain:
1.
Mengatasi hambatan organisasional
a. Setiap informasi dan gagasan yang
disampaikan oleh manajer atas kepada semua anggota organisasi, apabila secara
lisan dan melalui manajer tingkatan. Para manajer yang punya wewenang untuk
menyampaikan informasi dan gagsan tersebut harus menjelaskan secara rinci tanpa
adanya menambah atau mengurangi isi dan pengertian informasi tersebut.
b. Setiap anggota organisasi baik sebagai
tingkat atas, menengah, dan bawah maupun yang tidak mempunyai kedudukan, apabila
mengadakan komunikasi satu dengan yang lain hendaknya tanpa mengingat kedudukan
masing-masin. Konsentrasi hanya pada informasi yang disampaikan oleh
masing-masing pihak.
c. Setiap anggota organisasi yang punya
spesialisasi tertentu apabila berkomunikasi dengan anggota yang lain terutama
yang bukan sekelompok, hendaknya istilah-istilah khusus tertentu dijelaskan
secara rinci sehingga informasi yang dismpaikan dapat diterima “receiver”
dengan pengertian yang sama dari “sender”.
2.
Mengatasi hambatan individual
1. Agar presepsi antara “sender” dan
“receiver” sama maka setiap informasi hendaknya dijelaskan secara rinci.
2. Setiap anggota organisasi yang
berkomunikasi sebaiknya jangan menggunakan kata-kata asing yang tidak
dimengerti apabilaterpaksa menggunakan kata-kata asing “sender” harus yakin
bahwa pengertian kata tersebut juga dimengerti oleh “receiver”.
3. Meskipun pengiriman berita adalah orang
yang tidak dipercayai atau isi berita merupakan hal yang sulit untuk dipercaya,
tetapi “receiver” harus tetap berfikir positif sehingga berita yang diterima
tetap punya arti yang sama dengan yang dimaksud oleh “sender”.
BAB
III
KESIMPULAN
Komunikasi sangat penting dalam dunia
organisasi, dengan adanya komunikasi organisasi sehingga fungsi-funsi manajemen
dalam organisasi dapat tercapai sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Komunikasi yang efektif memerlukan kemampuan komunikasi yang sangat baik
sehingga mudah dimengerti oleh orang lain yang sebagai penerima dari informasi
tersebut. Adapaun hambatan-hambatan dalam komunikasi yang efektif yaitu
komunikasi dalam organisasional dan dalam komunikasi dalam setiap individu
sendiri.
DAFTAR
PUSTAKA
Koontz
Harold, Cyril O’Donnell, Heinz Weihrich.1984,Manajemen jilid 2.Jakarta:PT. Gelora Aksara Pratama
Sabardi
Agus.1992,Dasar-Dasar Manajemen.Yogyakarta:Sekolah
Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN Yogyakarta
Handoko
T. Hani.1984,Manajemen.Yogyakarta:BPFE
Yogyakarta
